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Automatisation

L’automatisation permet de déléguer aux machines ce que vos employés n’aiment pas faire : copier-coller des données, créer des rapports manuellement, envoyer des courriels de suivi… Trinary vous aide à détecter ces tâches et à les automatiser intelligemment, en préservant la fluidité de vos opérations.

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Gagnez en productivité grâce à l’automatisation

Supprimez les tâches répétitives. Automatisez ce qui peut l’être.

Qu’est-ce que l’automatisation de processus ?

L’automatisation consiste à confier à des outils numériques l’exécution de tâches manuelles, répétitives ou sujettes à erreur, sans intervention humaine. Cela peut concerner aussi bien des envois d’e-mails que l’édition de rapports ou la synchronisation de bases de données.

Cas d'utilisation

1

Extraction automatique de données depuis des fichiers PDF ou Excel

Ce que c’est :

Ce processus consiste à automatiser l’extraction d’informations à partir de documents structurés ou semi-structurés, tels que des factures PDF, des relevés, des tableaux Excel ou des formulaires. Grâce à des scripts, des OCR intelligents ou des outils d’automatisation, les données sont lues, nettoyées et transférées vers vos systèmes internes sans intervention humaine.

Exemples d'application :

  • Extraire des montants et des dates de centaines de factures fournisseurs en PDF pour les intégrer dans un système comptable.
  • Lire un fichier Excel reçu mensuellement pour mettre à jour des indicateurs de performance.
  • Détecter et capturer automatiquement des champs précis dans des formulaires scannés.

Avantages :

  • Économie de temps pour les équipes comptables ou administratives.
  • Standardisation et traçabilité des données extraites.
  • Traitement à grande échelle, même en flux continu.
  • Élimination des erreurs de saisie manuelle.
2

Génération automatique de rapports de performance

Ce que c'est :

Il s’agit d’automatiser la création et la diffusion de rapports à partir de données brutes collectées dans vos outils (CRM, ERP, feuilles de temps, plateformes web, etc.). Ces rapports peuvent être générés selon un calendrier défini ou à la demande, dans des formats prédéfinis (PDF, Excel, Tableau, Google Slides, etc.).

Exemples d'application :

  • Rapport mensuel des heures facturables généré à partir de feuilles de temps.
  • Exportation automatique de statistiques web dans un rapport Google Slides.
  • Génération hebdomadaire d’un tableau de bord de ventes par représentant.

Avantages :

  • Moins de manipulation de données = moins d’erreurs.
  • Visibilité continue sur les indicateurs clés (KPI).
  • Libère les analystes de tâches répétitives.
  • Rapports toujours à jour, livrés à temps.
3

Notifications automatiques lors d’un changement de statut dans un CRM

Ce que c'est :

L’automatisation permet d’envoyer des notifications ou de déclencher des actions lorsque des événements spécifiques se produisent dans un CRM (ex. : changement de statut d’un lead, création d’une opportunité, signature d’un contrat, etc.).

Exemples d'application :

  • Alerte Slack ou courriel envoyée au gestionnaire quand une opportunité passe en phase « Négociation ».
  • Création automatique d’une tâche dans un outil de projet lors du passage d’un prospect à « client ».
  • Notification envoyée à l’équipe de production quand un nouveau mandat est signé.

Avantages :

  • Meilleure synchronisation interéquipes (ventes, production, facturation).
  • Moins de dépendance à la consultation manuelle du CRM.
  • Amélioration de la réactivité des équipes.
  • Standardisation des suivis.
4

Automatisation de la facturation et du suivi client

Ce que c'est :

Ce processus consiste à automatiser l’émission des factures, l’envoi aux clients, les rappels de paiement et le suivi des soldes dus, à partir de vos données de projet, CRM ou ERP. Il peut inclure la génération de PDF, la transmission par courriel, l’intégration avec des outils comptables et l’émission d’avis automatiques.

Exemples d'application :

  • Intégration avec QuickBooks ou Acomba pour synchroniser les paiements et les états de compte.
  • Génération automatique de la facture à la fin d’un projet et envoi à la bonne adresse courriel.
  • Relance automatique d’un client 7 jours après la date d’échéance.

Avantages :

  • Accélération du cycle de facturation = amélioration du flux de trésorerie.
  • Réduction du temps passé en suivi client pour les comptes à recevoir.
  • Expérience client plus fluide, perçue comme professionnelle.
  • Moins d’oublis ou de retards dans l’envoi des factures.

Méthodologie

  1. Identification des tâches : repérage des actions répétitives ou à faible valeur ajoutée.
  2. Choix des outils : Servo, N8N, scripts ou APIs selon vos besoins.
  3. Conception des scénarios : logique d’automatisation, règles et conditions.
  4. Tests et validation : robustesse, cohérence, gestion des exceptions.
  5. Formation : transfert de connaissances et soutien à l’adoption.

FAQ

Tout ce qui est répétitif, prévisible et basé sur des règles fixes : envois de courriels, saisie de données, rapports, alertes, synchronisations entre outils.

Pas nécessairement. Nous intégrons souvent des automatisations autour de vos outils existants (via API, Zapier, Make, scripts personnalisés).

Nous mettons en place des mécanismes de validation, des logs, et parfois des tests en environnement restreint pour s’assurer d’une automatisation fiable.

Non. L’automatisation est même souvent plus bénéfique pour les petites équipes qui veulent gagner du temps sans embaucher.

Les scénarios automatisés peuvent être ajustés facilement. Nous vous remettons une documentation claire pour les faire évoluer.

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